電子郵件安全性原則定義有關組織內使用電子郵件的規則。 通過制定企業電子郵件的使用規則和期望，組織可以通過教育其用戶並鼓勵他們正確使用公司電子郵件系統來管理其電子郵件安全風險。
公司面臨各種電子郵件安全威脅。 電子郵件是網路釣魚攻擊的常見媒介，它使用惡意連結和附件來竊取敏感資訊、欺騙使用者並向組織的系統傳送惡意軟體。對於攻擊者來說，電子郵件也可以成為敏感信息的寶庫。 電子郵件的正文、附件或雲端共用文件中可能包含敏感資料。此外，存取電子郵件帳戶可能使攻擊者能夠進一步存取使用者的其他線上帳戶。
由於電子郵件安全策略對企業電子郵件系統的使用進行了限制，因此它可以幫助防止資料外洩並降低組織因網路釣魚或類似攻擊而受到損害的風險。
電子郵件安全策略的工作方式與其他公司 IT 策略類似，例如可接受的使用策略 (AUP) 或自帶裝置(BYOD) 策略。它規定了企業電子郵件系統的使用規則以及電子郵件使用者的責任。
在授與公司電子郵件帳戶的存取權限之前，使用者必須閱讀並簽署電子郵件政策，這可能是員工入職程序的一部分。 之後，預計他們會符合其要求。
組織還可以實施旨在追蹤公司策略合規性的安全解決方案和監控。例如，它可以監視使用者電子郵件會話是否有不合規跡象，例如從未經批准的裝置存取電子郵件。此外，資料外洩防護(DLP) 解決方案可用於識別發送給外部或未經批准的收件者的電子郵件中是否存在敏感資料。
安全政策應為組織的員工提供適當且安全地使用公司電子郵件系統所需的資訊。 企業電子郵件安全性政策中應包含的一些資訊範例包括以下內容：
電子郵件安全政策應由員工簽署，作為入職程序的一部分，並應在公司內部網路或類似易於存取的位置上隨時提供。 這使得組織的員工在對如何使用電子郵件系統或偵測到潛在的網路釣魚電子郵件時應採取的措施有疑問時，可以根據需要查閱有關流程的策略。
電子郵件安全性原則定義組織使用其電子郵件系統的官方政策。 因此，從頭開始創建電子郵件政策可能似乎令人難以置信。
但是，許多組織提供用於開發電子郵件安全性原則的範本。 公司可以從這些範例政策之一開始，然後將其調整以滿足其獨特的要求。 例如，組織的 IT 基礎架構、監管合規責任和其他因素的詳細資訊可能會影響策略的內容。
確保所有相關利害關係人都參與安全政策的建立也是一個好主意。 例如，所有安全政策應始終得到安全和法律團隊的意見。 但是，確保主要電子郵件用戶（例如企業營銷團隊）也能夠確保政策滿足他們的需求也可能有益。
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電子郵件安全政策為企業電子郵件安全策略提供了基礎。 然而，政策本身定義了對員工的期望，但沒有確定或強制執行合規性的方法。
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