조직에 이메일 보안 정책이 있어야 하는 이유
기업은 광범위한 이메일 보안 위협에 직면해 있습니다. 이메일은 악성 링크와 첨부 파일을 사용하여 중요한 정보를 훔치고, 사용자를 속이고, 조직의 시스템에 멀웨어를 전달하는 피싱 공격의 일반적인 매체입니다. 이메일은 공격자에게 중요한 정보의 보고가 될 수도 있습니다. 이메일의 본문, 첨부 파일 또는 클라우드 공유 문서에 중요한 데이터가 있을 수 있습니다. 또한 이메일 계정에 액세스하면 공격자가 사용자의 다른 온라인 계정에 대한 추가 액세스 권한을 얻을 수 있습니다.
이메일 보안 정책은 회사 이메일 시스템 사용을 제한하므로 데이터 반출을 방지하고 조직이 피싱 또는 유사한 공격을 통해 손상될 위험을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다.
이메일 보안 정책의 작동 방식
이메일 보안 정책은 AUP(제한적 사용 정책) 또는 BYOD(Bring-Your-Own-Device ) 정책과 같은 다른 회사 IT 정책과 마찬가지로 작동합니다. 회사 전자 메일 시스템 사용 규칙과 전자 메일 사용자의 책임을 설명합니다.
사용자에게 회사 이메일 계정에 대한 액세스 권한을 부여하기 전에 직원 온보딩 프로세스의 일부로 이메일 정책을 읽고 서명해야 합니다. 그 후에는 요구 사항을 준수해야 합니다.
조직은 또한 회사 정책에 따라 컴플라이언스를 추적하도록 설계된 보안 솔루션 및 모니터링을 구현할 수 있습니다. 예를 들어, 승인되지 않은 장치에서 이메일에 액세스하는 것과 같은 비 컴플라이언스의 징후에 대해 사용자 이메일 세션을 모니터링할 수 있습니다. 또한 데이터 유출 방지 (DLP) 솔루션을 사용하여 외부 또는 승인되지 않은 수신자에게 전송되는 이메일에서 민감한 데이터의 존재를 식별할 수 있습니다.
이메일 보안 정책에 포함된 내용
보안 정책은 조직의 직원에게 회사 전자 메일 시스템을 적절하고 안전하게 사용하는 데 필요한 정보를 제공해야 합니다. 회사 이메일 보안 정책에 포함되어야 하는 정보의 몇 가지 예는 다음과 같습니다.
- 목적: 정책의 목적과 범위를 정의합니다.
- 소유권: 회사는 이메일 시스템과 이를 사용하여 수행된 모든 커뮤니케이션을 소유합니다.
- 사생활: 회사 전자 메일 시스템을 사용하는 동안 개인 정보 보호에 대한 직원의 기대치를 정의합니다.
- 사용법: 직원이 회사 이메일 시스템을 사용할 수 있는 방법(예: 부수적인 개인적 사용 허용 여부 등).
- 책임: 피싱 공격 등을 감시하는 등 회사 전자 메일 시스템을 사용하는 동안 직원의 책임을 설명합니다.
- 제한: 회사 이메일에서 허용되지 않는 콘텐츠 유형(불쾌감을 주는 언어, 사용자 자격 증명, 기밀 데이터 등)을 명시합니다.
- 결과: 정책 위반으로 인한 잠재적 결과(예: 추가 교육, 이메일 권한 상실, 해지 등)
- 보고: 직원이 식별된 피싱 공격, 정책 위반 등을 보고하는 방법
- 행정 정보: 정책이 업데이트되는 시기, 이메일이 유지되는 기간 등에 대한 세부 정보입니다.
이메일 보안 정책은 온보딩 프로세스의 일부로 직원이 서명해야 하며 회사 인트라넷 또는 이와 유사하고 쉽게 액세스할 수 있는 위치에서 쉽게 사용할 수 있어야 합니다. 이를 통해 조직의 직원은 전자 메일 시스템 사용 방법 또는 잠재적인 피싱 전자 메일을 감지한 경우 수행할 작업에 대한 질문이 있는 경우 필요에 따라 프로세스에 대한 정책을 참조할 수 있습니다.
이메일 보안 정책을 만드는 방법
이메일 보안 정책은 이메일 시스템 사용에 대한 조직의 공식 정책을 정의합니다. 따라서 이메일 정책을 처음부터 만드는 것이 어려워 보일 수 있습니다.
그러나 많은 조직에서 이메일 보안 정책을 개발하기 위한 템플릿을 제공합니다. 회사는 이러한 샘플 정책 중 하나로 시작한 다음 고유한 요구 사항에 맞게 조정할 수 있습니다. 예를 들어 조직의 IT 인프라, 규정 컴플라이언스 책임 및 기타 요인에 대한 세부 정보가 정책 내용에 영향을 줄 수 있습니다.
또한 모든 관련 이해 관계자가 보안 정책 생성에 참여하도록 하는 것이 좋습니다. 예를 들어 모든 보안 정책에는 항상 보안 및 법무 팀의 입력이 있어야 합니다. 그러나 기업 마케팅 팀과 같은 주요 이메일 사용자가 정책이 요구 사항을 충족하는지 확인할 수 있도록 하는 것도 도움이 될 수 있습니다.
체크 포인트가 있는 보안 이메일
이메일 보안 정책은 기업 이메일 보안 전략의 기초를 제공합니다. 그러나 정책 자체는 직원에 대한 기대치를 정의하며 컴플라이언스를 결정하거나 시행할 방법이 없습니다.
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