Perché la sua organizzazione dovrebbe avere una politica di sicurezza e-mail
Le aziende devono affrontare un'ampia gamma di minacce alla sicurezza delle e-mail. L'e-mail è un mezzo comune per gli attacchi di phishing, che utilizzano link e allegati dannosi per rubare informazioni sensibili, ingannare gli utenti e inviare malware ai sistemi di un'organizzazione. Le e-mail possono anche essere un tesoro di informazioni sensibili per un aggressore. Le e-mail possono contenere dati sensibili nel corpo, negli allegati o nei documenti condivisi nel cloud. Inoltre, l'accesso agli account e-mail può consentire a un aggressore di ottenere un ulteriore accesso agli altri account online dell'utente.
Poiché la politica di sicurezza della posta elettronica impone restrizioni sull'uso dei sistemi di posta elettronica aziendali, può aiutare a prevenire l'esfiltrazione dei dati e a ridurre il rischio che un'organizzazione venga compromessa da attacchi di phishing o simili.
Come funziona una politica di sicurezza e-mail
Una politica di sicurezza e-mail funziona come altre politiche IT aziendali, come una politica di utilizzo accettabile (AUP) o una politica BYOD (bring-your-own-dispositivo ). Stabilisce le regole per l'utilizzo dei sistemi di posta elettronica aziendali e le responsabilità degli utenti.
Prima che a un utente venga concesso l'accesso a un account di posta elettronica aziendale, gli verrà richiesto di leggere e firmare la policy sulla posta elettronica, probabilmente come parte del processo di onboarding dei dipendenti. Dopodiché, dovranno attenersi ai suoi requisiti.
Un'organizzazione può anche implementare soluzioni di sicurezza e monitoraggio volte a monitorare la Conformità con le politiche aziendali. Ad esempio, può monitorare le sessioni di posta elettronica degli utenti alla ricerca di segni di non conformità, come l'accesso alle e-mail da un dispositivo non approvato. Inoltre, Data Loss Prevention Le soluzioni (DLP) possono essere utilizzate per identificare la presenza di dati sensibili nelle e-mail dirette a un destinatario esterno o non approvato.
Cosa include una politica di sicurezza e-mail
Una politica di sicurezza deve fornire ai dipendenti dell'organizzazione le informazioni necessarie per un utilizzo appropriato e sicuro dei sistemi e-mail aziendali. Alcuni esempi di informazioni che dovrebbero essere incluse in una politica di sicurezza e-mail aziendale sono i seguenti:
- Scopo: definire lo scopo e l'ambito della politica.
- Proprietà: L'azienda è proprietaria del sistema e-mail e di tutte le comunicazioni effettuate tramite esso.
- Privacy: Definisca l'aspettativa di privacy di un dipendente che utilizza il sistema di posta elettronica aziendale.
- Utilizzo: Come i dipendenti sono autorizzati a utilizzare il sistema di posta elettronica aziendale (ad es. se è consentito l'uso personale accidentale, ecc.)
- Responsabilità: Descrivere le responsabilità di un dipendente nell'utilizzo del sistema di posta elettronica aziendale, come ad esempio fare attenzione agli attacchi di phishing, ecc.
- Restrizioni: Indichi i tipi di contenuti non consentiti nelle e-mail aziendali (linguaggio offensivo, credenziali utente, dati riservati, ecc.)
- Conseguenze: Potenziali conseguenze in caso di violazione della politica, come formazione aggiuntiva, perdita dei privilegi di posta elettronica, licenziamento, ecc.
- Segnalazione: Come i dipendenti devono segnalare gli attacchi di phishing identificati, le violazioni delle policy, ecc.
- Informazioni amministrative: Dettagli su quando la politica sarà aggiornata, per quanto tempo le e-mail saranno conservate, ecc.
La politica di sicurezza della posta elettronica deve essere firmata dai dipendenti come parte del processo di inserimento e deve essere resa facilmente disponibile sulla Intranet aziendale o in un luogo simile, facilmente accessibile. Ciò consente ai dipendenti di un'organizzazione di consultare la politica in base alle necessità, se hanno domande su come utilizzare il sistema di posta elettronica o su cosa fare se rilevano una potenziale e-mail di phishing.
Come creare una politica di sicurezza e-mail
Una politica di sicurezza e-mail definisce la politica ufficiale di un'organizzazione per l'utilizzo dei suoi sistemi e-mail. Di conseguenza, la creazione di una politica e-mail da zero può sembrare scoraggiante.
Tuttavia, molte organizzazioni offrono modelli per sviluppare una politica di sicurezza e-mail. Un'azienda può iniziare con una di queste polizze campione e poi metterla a punto per soddisfare le sue esigenze specifiche. Ad esempio, i dettagli dell'Infrastruttura IT di un'organizzazione, le responsabilità di Conformità normativa e altri fattori possono influire sul contenuto della policy.
È anche una buona idea assicurarsi che tutti gli stakeholder interessati siano coinvolti nella creazione della politica di sicurezza. Per esempio, la politica di sicurezza di Al dovrebbe sempre avere il contributo dei team di sicurezza e legale. Tuttavia, potrebbe anche essere utile garantire che i principali utenti di e-mail, come il team di marketing aziendale, abbiano la possibilità di assicurarsi che la politica soddisfi anche le loro esigenze.
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Una politica di sicurezza e-mail fornisce una base per una strategia di sicurezza e-mail aziendale. Tuttavia, una politica di per sé definisce le aspettative dei dipendenti senza alcun metodo per determinare o far rispettare la Conformità.
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