Warum Ihr Unternehmen über eine E-Mail-Sicherheitsrichtlinie verfügen sollte
Unternehmen sind einer Vielzahl von E-Mail-Sicherheitsbedrohungen ausgesetzt. E-Mail ist ein gängiges Medium für Phishing-Angriffe, bei denen bösartige Links und Anhänge verwendet werden, um vertrauliche Informationen zu stehlen, Benutzer zu täuschen und Malware auf die Systeme eines Unternehmens zu übertragen. E-Mails können für einen Angreifer auch eine Fundgrube an vertraulichen Informationen sein. E-Mails können vertrauliche Daten in ihrem Text, ihren Anhängen oder in in der Cloud freigegebenen Dokumenten enthalten. Darüber hinaus kann ein Angreifer durch den Zugriff auf E-Mail-Konten möglicherweise weiteren Zugriff auf die anderen Online-Konten eines Benutzers erhalten.
Da E-Mail-Sicherheitsrichtlinien Beschränkungen für die Nutzung von Unternehmens-E-Mail-Systemen vorsehen, können sie dazu beitragen, Datenexfiltration zu verhindern und das Risiko zu verringern, dass ein Unternehmen durch Phishing oder ähnliche Angriffe kompromittiert wird.
Wie funktioniert eine E-Mail-Sicherheitsrichtlinie?
Eine E-Mail-Sicherheitsrichtlinie funktioniert wie andere IT-Richtlinien eines Unternehmens, beispielsweise eine Acceptable Use Policy (AUP) oder eine Bring-Your-Own-Gerät (BYOD)-Richtlinie. Es legt die Regeln für die Nutzung von Unternehmens-E-Mail-Systemen und die Verantwortlichkeiten der E-Mail-Benutzer fest.
Bevor einem Benutzer Zugriff auf ein Unternehmens-E-Mail-Konto gewährt wird, muss er die E-Mail-Richtlinie lesen und unterzeichnen, wahrscheinlich im Rahmen des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses. Danach wird von ihnen erwartet, dass sie die Anforderungen erfüllen.
Eine Organisation kann auch Sicherheitslösungen und Überwachung implementieren, um Compliance von Unternehmensrichtlinien zu überwachen. Es kann beispielsweise die E-Mail-Sitzungen der Benutzer auf Anzeichen vonCompliance überwachen, etwa den Zugriff auf E-Mails von einem nicht genehmigten Gerät aus. Darüber hinaus können DLP-Lösungen ( Data Loss Prevention ) eingesetzt werden, um das Vorhandensein sensibler Daten in E-Mails zu erkennen, die an einen externen oder nicht genehmigten Empfänger gehen.
Was in einer E-Mail-Sicherheitsrichtlinie enthalten ist
Eine Sicherheitsrichtlinie sollte den Mitarbeitern einer Organisation die Informationen zur Verfügung stellen, die sie benötigen, um Unternehmens-E-Mail-Systeme ordnungsgemäß und sicher zu nutzen. Einige Beispiele für Informationen, die in einer E-Mail-Sicherheitsrichtlinie eines Unternehmens enthalten sein sollten, sind die folgenden:
- Zweck: Definieren Sie den Zweck und Umfang der Richtlinie.
- Eigentum: Das Unternehmen ist Eigentümer des E-Mail-Systems und aller darüber durchgeführten Kommunikationen.
- Datenschutz: Definieren Sie die Erwartungen eines Mitarbeiters an den Datenschutz bei der Nutzung des Unternehmens-E-Mail-Systems.
- Nutzung: Wie die Mitarbeiter das Unternehmens-E-Mail-System nutzen dürfen (d. h ob eine gelegentliche persönliche Nutzung erlaubt ist usw.).
- Verantwortlichkeiten: Beschreiben Sie die Verantwortlichkeiten eines Mitarbeiters bei der Nutzung des Unternehmens-E-Mail-Systems, z. B. die Suche nach Phishing-Angriffen usw.
- Einschränkungen: Geben Sie die Arten von Inhalten an, die in Unternehmens-E-Mails nicht zulässig sind (beleidigende Sprache, Benutzeranmeldeinformationen, vertrauliche Daten usw.).
- Konsequenzen: Mögliche Konsequenzen bei Verstößen gegen die Richtlinie, wie z. B. zusätzliche Schulung, Verlust der E-Mail-Rechte, Kündigung usw.
- Melden: Wie Mitarbeiter erkannte Phishing-Angriffe, Richtlinienverstöße usw. melden sollten.
- Verwaltungsinformationen: Details darüber, wann die Richtlinie aktualisiert wird, wie lange E-Mails aufbewahrt werden usw.
Die E-Mail-Sicherheitsrichtlinie sollte von den Mitarbeitern im Rahmen des Onboarding-Prozesses unterzeichnet und im Intranet des Unternehmens oder an einem ähnlichen, leicht zugänglichen Ort leicht zugänglich gemacht werden. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern einer Organisation, bei Bedarf die Richtlinie zu einem Prozess einzusehen, wenn sie Fragen zur Verwendung des E-Mail-Systems haben oder was zu tun ist, wenn sie eine potenzielle Phishing-E-Mail entdecken.
So erstellen Sie eine E-Mail-Sicherheitsrichtlinie
Eine E-Mail-Sicherheitsrichtlinie definiert die offizielle Richtlinie einer Organisation für die Nutzung ihrer E-Mail-Systeme. Daher kann die Erstellung einer E-Mail-Richtlinie von Grund auf entmutigend erscheinen.
Viele Organisationen bieten jedoch Vorlagen für die Entwicklung einer E-Mail-Sicherheitsrichtlinie an. Ein Unternehmen kann mit einer dieser Beispielrichtlinien beginnen und diese dann an seine individuellen Anforderungen anpassen. Beispielsweise können sich die Details der IT-Infrastruktur einer Organisation, die Verantwortlichkeiten Compliance gesetzlicher Vorschriften und andere Faktoren auf den Inhalt der Richtlinie auswirken.
Es ist außerdem sinnvoll, sicherzustellen, dass alle relevanten Interessengruppen in die Erstellung der Sicherheitsrichtlinie einbezogen werden. Beispielsweise sollten alle Sicherheitsrichtlinien immer auf Input von den Sicherheits- und Rechtsteams basieren. Es kann jedoch auch von Vorteil sein, dafür zu sorgen, dass große E-Mail-Benutzer – wie das Marketingteam des Unternehmens – die Möglichkeit haben, sicherzustellen, dass die Richtlinie auch ihren Anforderungen entspricht.
Sichere E-Mails mit Check Point
Eine E-Mail-Sicherheitsrichtlinie bildet die Grundlage für eine unternehmensweite E-Mail-Sicherheitsstrategie . Allerdings definiert eine Richtlinie allein die Erwartungen an die Mitarbeiter, ohne dass es eine Möglichkeit gibt, Compliance zu bestimmen oder durchzusetzen.
Check Point Harmony Email and Collaboration kann einem Unternehmen dabei helfen, die Einhaltung seiner Sicherheitsrichtlinien sicherzustellen und das Unternehmen vor anderen E-Mail-bezogenen Sicherheitsbedrohungen zu schützen. Um mehr darüber zu erfahren, wie Harmony Email and Collaboration zum Schutz Ihres Unternehmens beitragen kann, melden Sie sich noch heute für eine kostenlose Demo an.
Feedback